浅谈档案管理工作的重要性

时间:2017-06-12 编辑:张莉‍ 手机版

  随着现代社会不断发展,档案资料需求量不断增加,各类使用人数增多,以下是小编搜集资料的一篇关于档案管理工作重要性探究的论文范文,供大家阅读借鉴。

  前言

  档案管理工作是一项比较机密和专业的社会管理工作,做好档案的管理工作能够更好的发现和解决社会工作中出现的问题。档案管理工作包含了个人的基本信息,能够让企业更好的了解员工的信息,促进人力资源的合理分配和利用。同时档案管理也是社会人力资源信息的一种系统化,具体化统计。因此做好档案管理工作至关重要。

  一、档案管理工作能够体现社会价值

  在我国,事业单位的档案管理工作具有十分特殊的一种社会属性,已经成为了国家一项十分重要的档案管理制度,不管是对于个人来说,还是对于事业单位来说,档案管理工作异常重要,档案管理工作能够体现一定的社会价值,事业单位档案已经成为了事业单位职工晋升职位以及工资待遇十分有力的依据,用人单位在提升自身职工职位以及工资待遇的过程中,不仅仅要按照职工工作业绩以外,还要按照档案管理之中职工工作的年限等等基本信息来对职工的工龄进行确定,进而作为职工调级以及晋升的标准和重要的根据。因此,事业单位档案管理具有十分明显的社会价值。事业单位的档案管理工作对于事业单位以及职工自身具有双重作用。

  二、做好档案管理工作的重要意义

  (一)管理工作正规化

  由于档案管理工作具有保密性,因此,只有对档案管理工作采取集中式的管理以后,才能确保档案的卷案质量和不泄露。不仅对档案袋实行统一的印制,对工作人员进行统一的培训,还统一确定档案整理及验收的方式,制定一个标准。对每个环节的档案工作严格控制,例如,档案的借阅和复印等。只有严格统一使档案管理工作规范化,才能为日后档案管理工作奠定稳定基础。对于档案基础工作,档案服务创新也起着广泛而深刻地影响,档案服务创新很好的带动了档案基础工作,对于档案学的理论研冤发挥着重要的促进作用。

  (二)管理工作信息化

  档案入录的及时与灵活性,影响着档案管理工作的成果和效率。与以往的档案管理工作相比,如今的档案管理工作新增加了信息化的管理,将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。改变了档案管理工作的及时和灵活性,用现代合理科学的管理方式,实现信息化,不仅提高了档案管理的成果,还提高了档案管理的效率。

  三、档案管理工作中存在的问题

  (一)对档案的重视程度

  不够长期以来,相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

  (二)管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后

  大部分人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,日常事务往往只是将材料放人档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。

  (三)档案室硬件环境设施不齐全

  对档案管理必备的条件解决落实差,个别单位没有专用档案室,有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹,都无法购置齐备。

  四、提高档案管理工作的措施

  (一)更新管理观念

  对于档案管理而言,必须优化档案管理观念,构建档案管理制度,完善档案利用、资料归档、信息保密、监理处罚机制。在档案管理方面,设置专人负责岗位,执行多层次运行机制,实现分层建档,采取集中式管理模式。针对档案管理,必须完善相关机制,方可保证档案管理的正常有序开展。

  (二)加强现代化建设

  在信息化社会,开展档案管理工作,必须提高信息化水平,是时代发展的必然需求。在传统档案管理中,主要采取人工介质方式,而现代化技术的发展,提高了档案工作现代化水平,利用各种数字设备,使信息处理效率明显提升。

  (三)提升档案人员管理能力

  开展档案管理工作,要求档案人员具备专业性档案知识,提高档案管理能力,掌握现代化专业技术,了解各种学科知识,为用户提供更为准确、真实的档案信息。所以,在档案管理过程中,需强化档案人员培训,提高档案人员工作能力,使档案工作得以明显提升。

  (四)转变服务方式

  随着现代社会不断发展,档案资料需求量不断增加,各类使用人数增多。档案管理不能局限于档案部门负责,必须转变服务方式,从资料提供者向信息服务者转变,依靠现代网络技术,降低档案人员压力,避免资料归置出现错误。同时,构建网络咨询平台,协助用户筛选,为用户提供信息检索、信息咨询等服务,有效节省时间,消除空间限制,使档案管理工作水平得以有效提升。

  五、结束语

  档案管理工作具有很高的社会价值,对于个人信息的保密及信息化具有重要作用。由于当前档案管理人员对档案重要性认识不到位,管理不合理以及专业技术能力等原因,致使档案管理工作陷入困境。为了提高其管理水平,我们必须要更新管理观念、加强现代化建设、提升档案人员管理能力、转变服务方式。


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